Données personnelles

Données personnelles

(Document mis à jour le 16/06/2023)

Fondements juridiques du régime applicable aux données personnelles

En France, les données personnelles sont notamment protégées par les textes législatifs et réglementaires suivants :

- La loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, dite loi « Informatique et libertés », telle que modifiée par la loi 2018-492 du 20 juin 2018.

- La loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique, dite loi « LCEN ».

- Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) du 14 avril 2016 (n° 2016/679) abrogeant la directive européenne 95/46/CE.

- Les articles 226-16 et suivants du Code pénal.

Gestion des données personnelles par UTeam

2.1 Responsable du traitement de vos données personnelles :

UTeam, société anonyme (SA), à Directoire et Conseil de Surveillance au capital de 360.000 €, dont le siège social est situé Centre de Transfert, 66 avenue de Landshut, 60201 Compiègne Cedex, France, immatriculée au RCS de Compiègne sous le numéro 342 300 241, numéro SIRET N° 342 300 241 00029, code APE 8299Z, TVA intracommunautaire FR 50 342 300 241.

2.2 Délégué à la protection des données personnelles désigné par l’UTC et pour ses filiales

Vous pouvez contacter le délégué à la protection des données à l’adresse suivante : dpo@utc.fr. Le délégué à la protection des données est chargé de mettre en œuvre la conformité de la règlementation relative à la protection des données au sein d’UTeam.

2.3 Collecte et traitement de vos données personnelles par UTeam

2.3.1 : Quelles données et à quel moment ?

Les données que vous nous communiquez sont traitées par UTeam lors de la création de votre espace personnel, lors de l’utilisation du site nécessitant une authentification, lorsque vous remplissez un formulaire, lorsque vous vous abonnez à la newsletter, ou encore lorsque vous prenez contact avec nous pour le traitement de vos demandes ou le suivi de votre dossier par email, téléphone ou par tout autre moyen. Dès lors, des données à caractère personnel peuvent être collectées ou traitées par UTeam telles que des données relatives à l’identité (nom, prénom, adresse postale ou adresse mail, poste occupé, sexe…), des données de connexion (adresse IP, date, heure, page consultée, ...) ainsi que des données relatives à la relation commerciale et/ou aux moyens de paiement (RIB…).

2.3.2 Pourquoi ?

UTeam ne collecte des informations personnelles relatives à l'utilisateur que pour les finalités suivantes :

Finalité	Base juridique
Création, gestion et suivi de votre espace personnel ; envoi de notre newsletter	Votre consentement
Gestion et suivi de la relation commerciale (opérations de prospection commerciales, actions visant à conforter l’activité d’UTeam dans son écosystème, mesure de la qualité et de la satisfaction du service offert par UTeam...)	Intérêt légitime d’UTeam
Gestion et suivi des contrats partenariaux de recherche ou service (gestion de la relation contractuelle, devis, bon de commandes, factures, paiements…)	Exécution d’un contrat
Assurer l’activité et la gestion administrative et financière d’UTeam	Intérêt légitime d’UTeam
Gestion et suivi des colloques organisés par UTeam (envois des courriers électroniques aux participants inscrits à l’événement organisé, factures, paiements…)	Intérêt légitime d’UTeam et/ou exécution d’un contrat
Gestion et suivi des formations continues non diplômantes des stagiaires (gestion des inscriptions, traitement des candidatures, gestion de la relation contractuelle…)	Exécution d’un contrat
Recrutement / vacations	Exécution d’un contrat
Gestion de vos réclamations / suggestions d’amélioration	Intérêt légitime d’UTeam (prévention des contentieux)
Journalisation des activités sur le système d’information d’UTeam à des fins de détection de défaillances ou d’anomalies en matière de sécurité et de gestion des incidents	Intérêt légitime d’UTeam

UTeam s’engage à ne collecter que les données personnelles nécessaires à chacune des finalités pour lesquelles vos données sont traitées. Les données devant être obligatoirement renseignées pour bénéficier de la fonctionnalité ou du service, car indispensables à la réalisation ou au suivi des services UTeam ou de ses sous-traitants, sont signalées par un astérisque ; il est alors précisé à la personne concernée les conséquences en cas de défaut de réponse d’une information obligatoire. En l’absence d’un tel astérisque, la transmission des informations est facultative, donc à la discrétion de l’internaute utilisateur.

Si les données sont traitées pour des finalités autres que celles ci-dessus indiquées, les informations relatives à ces nouvelles finalités seront communiquées préalablement à la personne ou internaute utilisateur concerné(e).

En tout état de cause, le traitement des données par UTeam s’opère conformément aux principes fixés par le Règlement Général de la Protection des données Personnelles (RGPD) et uniquement si : votre consentement a été recueilli ; ou si le traitement est nécessaire à la mise en place (à votre demande) ou l’exécution d’un contrat qui vous concerne ; ou s’il en est de l’intérêt légitime d’UTeam ou de l’intérêt légitime d’un tiers notamment partenaire contractuel ou commercial avec lequel UTeam est engagée pour un dossier vous concernant ; ou pour la sauvegarde d’intérêts vitaux ; ou dans l’intérêt public ; ou encore en raison d’obligations légales / réglementaires / judiciaires nécessitant la mise en œuvre de ce traitement.

2.3.3 A qui sont-elles destinées ?

Les données collectées sont destinées à UTeam en qualité de responsable du traitement, et/ou à ses sous-traitants et partenaires contractuels ou commerciaux, et/ou à l’UTC, et/ou à toute autorité légalement habilitée à en connaître.

En dehors de ces cas, les informations personnelles collectées ne sont en aucun cas confiées à des tiers. Seule l'hypothèse du rachat de la Société UTeam et de ses droits par un nouveau propriétaire permettrait la transmission desdites informations à l'éventuel acquéreur qui serait à son tour tenu de la même obligation de conservation et de modification des données vis-à-vis de la personne concernée.

UTeam ne transfère aucune donnée personnelle vers un pays tiers à l’Espace économique européen ou à une organisation internationale. Néanmoins, s’il s’avère indispensable de transférer de telles données hors de l’Espace économique européen, UTeam veille notamment à ce que le niveau de protection des données soit suffisant et approprié (au sens du RGPD) et informe l’utilisateur des garanties appropriées, sauf si le droit interdit une telle information pour des motifs importants d'intérêt public.

2.3.4 Combien de temps sont-elles conservées ?

Les données collectées sont conservées par UTeam pendant la durée nécessaire à l’accomplissement des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, à savoir pour la durée de la gestion administrative / financière, de la relation contractuelle ou commerciale, de l’amélioration du service…. Toutefois, les données nécessaires à titre probatoire sont conservées jusqu’à la fin des délais de prescription en vigueur ; les autres données qui ne justifient pas de conservation sont supprimées.

Afin de mesurer la durée de conservation nécessaire à chaque cas, UTeam s’appuie notamment sur :

La durée du contrat / de l’affaire que vous avez conclue avec UTeam ou qui vous concerne ;
Le temps nécessaire au montage de votre dossier, au traitement de votre demande ou de votre réclamation ;
Votre intérêt pour notre newsletter ;
La nécessité d’archiver certains éléments pour la bonne gestion de la relation commerciale, ou la bonne gestion de vos dossiers administratifs, ou encore afin de remplir nos obligations (légales, règlementaires, fiscales ou comptables notamment).

2.4 Description de vos droits et mise en œuvre

2.4.1 Description de vos droits

Conformément aux textes en vigueur applicables et dans le respect du Règlement Général de la Protection des données Personnelles (RGPD), tout utilisateur dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, du droit à la limitation du traitement et d’opposition aux données personnelles le concernant. Les personnes disposent ainsi des droits suivants sur les données à caractère personnel les concernant :

Le droit d’accès : ce droit consiste à pouvoir obtenir du responsable du traitement la finalité poursuivie par le traitement ainsi que ses conditions de mise en œuvre (traitement obligatoire / facultatif ; conséquences d’un défaut de réponse ; destinataires du traitement) ; c’est aussi le droit d’obtenir la confirmation que les données à caractère personnel vous concernant font ou ne font pas l’objet d’un traitement, le droit d’accéder personnellement, directement, de façon discrétionnaire, par écrit ou sur place, aux données personnelles vous concernant traitées par le responsable de traitement, et l’accès aux informations mentionnées à l’article 15 du RGPD. UTeam se réserve le droit de ne pas répondre à des demandes manifestement abusives (caractère répétitif de la demande, par exemple) ;

Le droit d’opposition : ce droit consiste à pouvoir exprimer son opposition, pour des motifs légitimes, à la collecte des données personnelles, sauf obligation légale ou disposition expresse contraire dans l’acte autorisant le traitement ; et pouvoir s’opposer à tout moment lorsque les données sont traitées à des fins de prospection commerciale. Par ailleurs, pour tout traitement fondé sur l’intérêt légitime, vous pouvez exercer votre droit d’opposition pour des motifs tenant à votre situation particulière.

Le droit de retrait du consentement : c’est le droit de pouvoir retirer, à tout moment, votre consentement au traitement des données personnelles vous concernant. L’exercice de ce droit implique qu’UTeam cesse de traiter vos données à caractère personnel concernées par le consentement.

Le droit de rectification : c’est le droit d’exiger du responsable du traitement que les données à caractère personnel vous concernant (ou concernant un défunt dont vous êtes héritier) soient rectifiées, complétées, mises à jour, ou limitées.

Le droit à la portabilité des données : droit de demander à recevoir les données personnelles que vous avez fournies dans un format informatique structuré, couramment utilisé, et de les transmettre à tout autre responsable de traitement. Il est précisé que dans certains cas, UTeam pourra demander le paiement de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs supportés pour fournir les informations, qui seront établis au cas par cas.

Le droit d’effacement (« droit à l’oubli ») : vous pouvez demander au responsable du traitement la suppression d’informations erronées, d’informations que vous ne souhaitez plus voir traitées par UTeam, d’informations faisant l’objet d’un traitement non conforme à la législation ou à la réglementation applicable, ou d’informations dont la finalité du traitement a expiré. Ce droit peut être limité au regard des obligations contractuelles ou légales d’UTeam.

Le droit de solliciter la limitation du traitement : l’internaute utilisateur ou la personne concerné(e) a le droit d'obtenir d’UTeam la limitation du traitement de ces données personnelles lorsque l'un des éléments suivants s'applique :

l'exactitude des données à caractère personnel est contestée par l’internaute utilisateur ou la personne concerné(e) ;
le traitement est illicite et l’internaute utilisateur ou la personne concerné(e) s'oppose à leur effacement et exige à la place la limitation de leur utilisation ;
UTeam n'a plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires à l’internaute utilisateur ou la personne concerné(e) pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice ;
l’internaute utilisateur ou la personne concerné(e) s'est opposé(e) au traitement, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par UTeam prévalent sur ceux de la personne concernée.

Le droit à la maîtrise des profilages : il s’agit du droit de connaître l’existence d’une prise de décision automatisée et des informations utiles attachées, ainsi que des conséquences prévues pour l’internaute utilisateur concerné, et pouvoir s’y opposer.

2.4.2 Sécurité des données personnelles

UTeam a mis en place des mesures de protection pour assurer la confidentialité, la sécurité et l’intégrité des données à caractère personnel vous concernant y compris contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d'origine accidentelle, à l'aide de mesures techniques ou organisationnelles appropriées.

2.4.3 Mise en œuvre de vos droits

Pour l’exercice d’un quelconque droit tel que ci-dessus mentionné, adressez votre demande par email à contact@uteam.fr, ou encore en effectuant votre demande à l’adresse postale d’UTeam : UTeam, centre de transfert, 66 avenue de Landshut, 60201 Compiègne cedex. En toutes hypothèses, la demande devra préciser vos nom(s) et prénom(s), être accompagnée d’une copie du titre d’identité avec signature du titulaire de la pièce, et préciser l’adresse à laquelle la réponse doit être envoyée.

A réception de votre demande, UTeam vous rendra réponse en termes clairs et simples dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d’un mois, ce délai pouvant être exceptionnellement prorogé de deux mois compte tenu de la complexité et du nombre de demandes sous réserve de vous formuler les motifs de cette prorogation dans le délai d’un mois susvisé. Par principe, l’ensemble de vos droits peut être exercé sans frais. Toutefois, il pourra vous être demandé des frais raisonnables, basés sur les coûts administratifs, pour toute copie des données demandées.

Vos demandes seront conservées par UTeam à des fins de suivi.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez alerter le délégué à la protection des données d’UTeam (dpo@utc.fr) et/ou adresser une réclamation auprès des services de la CNIL (https://www.cnil.fr/plaintes).

Par ailleurs, UTeam vous rappelle que vous disposez du droit d’intenter un recours devant toute autorité judiciaire ou administrative compétente. UTeam vous encourage toutefois à une prise de contact préalable pour envisager conjointement les solutions possibles pour résoudre le problème.

Modification de la note informative « Données personnelles »

UTeam pourra être amenée à modifier la présente note, lorsque nécessaire ou requis, et s’efforcera le cas échéant de vous en informer. Nous vous recommandons la consultation de la présente note lors de chaque visite du site UTeam afin de prendre connaissance de ses éventuelles évolutions.